Het beroepsgeheim is voor een advocaat geen compliance-thema maar een bestaansvoorwaarde. Toch staan bij veel kantoren de dossiers in een Amerikaanse cloud, worden stukken via WeTransfer gedeeld en is 'niet wissen tot de zaak rond is' een afspraak in plaats van een slot. Canvos maakt van die drie dingen beleid dat het systeem afdwingt. In deze gids richt An, kantoorbeheerder van een klein advocatenkantoor, de werkplek in voor een nieuwe zaak: een dossiermap, het label Vertrouwelijk, een bewaarplicht op een betwist stuk, veilig delen, en het bewijs achteraf.
Stap voor stapIn zeven stappen
1. Een bedrijfsmap per zaak 2. Het label Vertrouwelijk 3. Bewaarplicht op een betwist stuk 4. Delen met confraters en cliënten 5. De bewijsketen 6. Bewaartermijnen als beleid 7. Compliance-score voor de Orde of de verzekeraar
Een bedrijfsmap per zaak
Maak onder Bedrijfsmappen een map per zaak of per cliënt, bijvoorbeeld Dossiers - Zaak 2026-014, en geef alleen de groep van het dossierteam toegang. Wie niet in de groep zit, ziet de map niet, ook niet in de zoekfunctie. Stagiairs en secretariaat krijgen precies de mappen die ze nodig hebben.
Het label Vertrouwelijk
In het Governance Center, tab Dataclassificatie, staat het label Vertrouwelijk: niet extern deelbaar, geen publieke link, geen e-mailbijlage en een verplicht watermerk met naam en datum van wie het stuk opent. Zet het als standaardlabel voor de dossiermappen. Een conclusie die toch als bijlage naar buiten wil, wordt geblokkeerd en gelogd.
Bewaarplicht op een betwist stuk
Loopt er een geschil, dan zet u onder Bewaarplicht een legal hold op het stuk: eigenaar, pad en reden. Vanaf dat moment kan niemand het bestand wijzigen of verwijderen, ook niet via de desktop-client, en het retentiebeleid slaat het over. De hold staat in de lijst met actieve bewaarplichten tot u hem bewust opheft, met reden, in de bewijsketen.
Delen met confraters en cliënten
Het Deelbeleid geldt voor het hele kantoor: publieke links alleen met wachtwoord, maximaal dertig dagen geldig, uitvoerbare bestanden geblokkeerd. Zo stuurt u een stuk naar de tegenpartij of de cliënt zonder WeTransfer en zonder dat de link maanden later nog werkt. Voor Vertrouwelijk-stukken blijft delen buiten het kantoor onmogelijk.
De bewijsketen
Onder Gebeurtenissen staat elke handeling die het beleid raakte: wie een stuk deelde, wie geblokkeerd werd, wanneer een hold werd gezet. De gebeurtenissen zijn aan elkaar gehasht en dagelijks verankerd, dus achteraf onwijzigbaar. Exporteer als CSV of JSON wanneer de stafhouder, een tuchtoverheid of de rechtbank vraagt hoe een dossier behandeld werd.
Bewaartermijnen als beleid
Onder Retentiebeleid legt u de termijnen vast die uw balie en de antiwitwaswet vragen: e-mail zeven jaar, auditlog twee jaar, prullenbak dertig dagen. Retentie wordt automatisch uitgevoerd en gelogd; een stuk onder bewaarplicht wordt nooit geraakt.
Compliance-score voor de Orde of de verzekeraar
De tab Compliance berekent op feiten hoe het kantoor ervoor staat: classificatie actief, DLP, publieke links beheerst, retentie uitgevoerd, keten integer. Het rapport is in één klik te downloaden voor de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar of een audit van de Orde.
FAQVeelgestelde vragen
Kan ik een stuk onder bewaarplicht zelf nog lezen?
Ja. Lezen en downloaden blijft mogelijk volgens het label; alleen wijzigen en verwijderen zijn geblokkeerd, voor iedereen, ook voor beheerders. Opheffen gebeurt bewust, met reden, en staat in de bewijsketen.
Hoe deel ik een omvangrijk dossier met een confrater?
Deel de map met een beveiligde link met wachtwoord en vervaldatum, of geef de confrater tijdelijk toegang als externe gebruiker. Stukken met label Vertrouwelijk zet u eerst bewust om naar een deelbaar label, en dat staat dan in het logboek.
Werkt dit ook met onze dossiersoftware?
Canvos is de werkplek voor documenten, mail en agenda; dossierbeheer- of boekhoudsoftware blijft u gebruiken. Bestanden zijn via WebDAV en de desktop-client bereikbaar voor koppelingen.
Wat met e-mail van cliënten?
Mail op uw eigen domein valt onder hetzelfde retentie- en e-mailbeleid: verplichte disclaimer, geblokkeerde bijlagetypen en zeven jaar bewaring. Een gedeelde mailbox per zaak is mogelijk; zie de gids voor accountants.