Een beleid dat blokkeert is fijn. Kunnen bewijzen wat er gebeurd is, is waar het bij een controle op aankomt. Elke actie die het beleid van uw organisatie raakt, schrijft Canvos in een logboek waarin elke gebeurtenis een volgnummer en een hash draagt die aan de vorige gekoppeld is: de bewijsketen. Wordt er achteraf een regel gewijzigd of verwijderd, dan klopt de keten niet meer, en dat ziet u. In deze gids volgen we een echt incident: een medewerker probeert een loonfiche met een rijksregisternummer publiek te delen.
Stap voor stapIn zeven stappen van incident tot bewijs
1. Het incident: een geblokkeerde deelpoging 2. Open het Governance Center 3. Kies het tabblad Gebeurtenissen 4. Filter op geblokkeerde acties 5. Lees de bewijsketen 6. Exporteer het bewijs 7. Controleer de keten
Het incident: een geblokkeerde deelpoging
Tom probeert in de Bestanden-module een publieke link te maken van een loonfiche. De DLP-regel uit de gids over rijksregisternummers grijpt in: hij ziet in het rood Geblokkeerd: Dit document bevat een rijksregisternummer en mag niet gedeeld worden, met erbij wat er gevonden is. De link wordt niet aangemaakt. Tom hoeft niets te doen; u wel, als u wilt weten wat er gebeurde.
Open het Governance Center
Log in als beheerder en klik in de zijbalk op Governance. Als u in stap 6 van de DLP-gids Beheerder verwittigen aanzette, heeft u intussen ook een melding gekregen.
Kies het tabblad Gebeurtenissen
Klik op Gebeurtenissen. Elke actie die het beleid raakte staat hier, met tijdstip, gebruiker, actie, bestand, beleid, resultaat en reden. Ook wijzigingen aan het beleid zelf staan erin, zodat u altijd kunt zien wie wanneer welke regel aanpaste.
Filter op geblokkeerde acties
Kies bij Resultaat voor Geblokkeerd. De lijst toont nu alleen de tegengehouden acties: de deelpoging van Tom, met het bestand, de regel sharing en de volledige reden. Met Vanaf en Tot en met beperkt u de periode, bijvoorbeeld tot de maand waarover uw DPO een vraag stelde.
Lees de bewijsketen
In de kolom Keten staat bij elke gebeurtenis een volgnummer en het begin van de hash, bijvoorbeeld #66 a3432b4d. Die hash is berekend over de inhoud van de gebeurtenis én de hash van de vorige. Eén gewijzigde letter in een oudere regel maakt alle latere hashes ongeldig. Dagelijks legt Canvos bovendien een ondertekend ankerpunt vast.
Exporteer het bewijs
Klik rechtsboven op CSV, JSON of CEF. CSV is handig voor uw accountant of DPO, JSON voor een eigen analyse, CEF voor een SIEM. De export bevat de gefilterde gebeurtenissen mét hun hashes, zodat de ontvanger de keten zelf kan nakijken.
Controleer de keten
Ga naar het tabblad Compliance, sectie Ketenintegriteit van de gebeurtenissen, en klik op Keten controleren. Canvos herberekent elke hash en vergelijkt de ankerpunten met hun handtekening. Het resultaat vermeldt hoeveel gebeurtenissen gecontroleerd zijn en of de keten intact is. Dat is de zin die u aan een auditor toont.
FAQVeelgestelde vragen
Wat staat er precies in het logboek?
Elke actie die tegen het beleid getoetst werd: delen, downloaden, e-mail, chat en upload, met het resultaat (toegestaan, gewaarschuwd, geblokkeerd), plus elke wijziging aan het beleid zelf en systeemgebeurtenissen zoals rapporten en ankerpunten.
Hoe lang blijft het logboek bewaard?
Dat bepaalt u in het Retentiebeleid met Auditlog bewaren. Twee jaar is een verstandig minimum; nul betekent altijd bewaren. Opgeruimde gebeurtenissen worden vervangen door een controlepunt, zodat de keten intact blijft.
Wat betekent het als de keten gebroken is?
Dat een gebeurtenis niet meer overeenkomt met de hash die erover berekend werd: de regel is gewijzigd of er ontbreekt iets. Canvos toont bij welk volgnummer dat gebeurde. Neem dan contact op met uw beheerder of met Canvos.
Kan een beheerder gebeurtenissen verwijderen?
Niet zonder dat het zichtbaar wordt. Het logboek is alleen aan te vullen, en de keten en de ondertekende ankerpunten maken elke ingreep achteraf aantoonbaar.