Een accountantskantoor verwerkt de gevoeligste gegevens die er zijn: loonfiches, rekeningnummers, rijksregisternummers, jaarrekeningen. Tegelijk moet alles jaren bewaard blijven en op elk moment terug te vinden zijn, voor de klant, voor de fiscus, voor een controle. In deze gids volgen we Demo BV, een klein kantoor met An als zaakvoerder, Tom en Lies als medewerkers, en klanten als Bakkerij Verhoeven en Garage De Smet. Geen theorie: elk scherm hieronder komt uit hun werkplek.
Stap voor stapAcht momenten uit een werkdag
1. Een bedrijfsmap per klant 2. Dossiers per klant in Bestanden 3. Het label Klantdossier houdt dossiers binnen 4. Een loonfiche delen? Geblokkeerd 5. En het staat in het logboek 6. E-mail zeven jaar bewaard 7. Een gedeelde mailbox voor de boekhouding 8. De compliance-score voor de auditor
Een bedrijfsmap per klant
Onder Bedrijfsmappen maakt An voor elke klant een map aan, bijvoorbeeld Klanten - Garage De Smet. Een bedrijfsmap is van de organisatie, niet van een persoon: het hele team ziet dezelfde dossiers, met rechten per groep (lezen, schrijven, aanmaken, verwijderen, delen). Vertrekt een medewerker, dan vertrekt het dossier niet mee.
Dossiers per klant in Bestanden
In Bestanden staan de klanten netjes naast elkaar, met per klant de offertes, contracten en facturen. Iedereen werkt in dezelfde structuur, en versiegeschiedenis houdt elke wijziging bij. Openen kan in Canvos zelf of via de desktopclient in de vertrouwde programma's.
Het label Klantdossier houdt dossiers binnen
In het Governance Center heeft An een label 🟠 Klantdossier gemaakt: niet extern delen, geen publieke link, wel downloaden, altijd met watermerk. Alles zonder label valt onder Intern. Zo hoeft niemand na te denken over wat er met een dossier mag: het label weet het.
Een loonfiche delen? Geblokkeerd
Tom wil snel een loonfiche via een link naar een klant sturen. De DLP-regel op rijksregisternummers grijpt in: Geblokkeerd: Dit document bevat een rijksregisternummer en mag niet gedeeld worden. Geen datalek, geen melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, geen gesprek achteraf.
En het staat in het logboek
An ziet onder Gebeurtenissen, gefilterd op Geblokkeerd, precies wat er gebeurde: wie, wanneer, welk bestand, welke regel. Met een volgnummer en hash in de bewijsketen, exporteerbaar als CSV voor wie het wil nakijken.
E-mail zeven jaar bewaard
Het Retentiebeleid staat op 2555 dagen voor e-mail: zeven jaar, zoals de boekhoudkundige bewaarplicht vraagt. De worker voert het elk uur uit. Loopt er een geschil, dan legt An een bewaarplicht op die de retentie tijdelijk overslaat.
Een gedeelde mailbox voor de boekhouding
Onder Mail & DNS, tabblad Gedeeld, maakt An boekhouding@demo.canvos.eu aan: een mailbox zonder eigen gebruikersaccount, waar Tom en Lies via delegatie in werken. Facturen en vragen van klanten komen op één plek binnen, wie er ook met verlof is.
De compliance-score voor de auditor
Tot slot het tabblad Compliance: de score op 100, berekend op wat aanstaat (DLP, deelbeleid, retentie, classificatie, een intacte bewijsketen), en met één klik een PDF-rapport over de periode die de auditor vraagt. Geen zoektocht meer door mappen en mailboxen: het antwoord staat klaar.
FAQVeelgestelde vragen
Kan een klant zelf in zijn dossier kijken?
Ja, via een deellink met wachtwoord en vervaldatum, binnen wat het label toelaat. Voor een klantportaal met eigen login kunt u een klant als externe gebruiker uitnodigen; vraag uw beheerder.
Werkt dit ook met ons boekhoudpakket?
Canvos vervangt uw boekhoudpakket niet; het is de werkplek eromheen: dossiers, e-mail, agenda, documenten. Exporten en rapporten uit uw pakket bewaart u gewoon in de klantmap.
Hoe zit het met de bewaarplicht van tien jaar voor sommige stukken?
Stel de termijn in die voor u geldt; 2555 dagen is een voorbeeld. Voor stukken die langer moeten blijven, gebruikt u een bewaarplicht of een aparte map met een eigen termijn.
Kunnen we dit met een groter kantoor ook gebruiken?
Ja. Bedrijfsmappen, groepen en rollen schalen mee; per team of vestiging maakt u eigen groepen met eigen rechten, en het beleid geldt voor de hele organisatie.