Pour un avocat, le secret professionnel n'est pas un sujet de conformité mais une condition d'existence. Pourtant, dans beaucoup de cabinets, les dossiers sont dans un cloud américain, les pièces partent par WeTransfer, et « ne rien effacer avant la clôture » est un accord plutôt qu'un verrou. Canvos transforme ces trois points en politique appliquée par le système. Dans ce guide, An, gestionnaire d'un petit cabinet, prépare l'espace de travail pour une nouvelle affaire : un dossier, l'étiquette Confidentiel, une conservation légale sur une pièce contestée, un partage sûr, et la preuve ensuite. Remarque : les écrans d'administration s'affichent actuellement en néerlandais ; les légendes traduisent chaque étape.
Pas à pasEn sept étapes
1. Un dossier d'entreprise par affaire 2. L'étiquette Confidentiel 3. Conservation légale sur une pièce contestée 4. Partager avec confrères et clients 5. La chaîne de preuve 6. Durées de conservation comme politique 7. Score de conformité pour l'Ordre ou l'assureur
Un dossier d'entreprise par affaire
Sous Bedrijfsmappen (dossiers d'entreprise), créez un dossier par affaire ou par client, par exemple Dossiers - Zaak 2026-014, et n'accordez l'accès qu'au groupe de l'équipe du dossier. Qui n'est pas dans le groupe ne voit pas le dossier, même dans la recherche. Stagiaires et secrétariat reçoivent exactement les dossiers dont ils ont besoin.
L'étiquette Confidentiel
Dans le Governance Center, onglet Dataclassificatie, se trouve l'étiquette Vertrouwelijk (Confidentiel) : pas de partage externe, pas de lien public, pas de pièce jointe et un filigrane obligatoire avec le nom et la date de celui qui ouvre la pièce. Définissez-la comme étiquette par défaut des dossiers d'affaires. Des conclusions qui tentent de sortir en pièce jointe sont bloquées et journalisées.
Conservation légale sur une pièce contestée
En cas de litige, placez sous Bewaarplicht une conservation légale sur la pièce : propriétaire, chemin et motif. Dès lors, personne ne peut modifier ou supprimer le fichier, même via le client de bureau, et la politique de rétention l'ignore. La conservation reste dans la liste des conservations actives jusqu'à ce que vous la leviez délibérément, avec motif, dans la chaîne de preuve.
Partager avec confrères et clients
La Deelbeleid (politique de partage) s'applique à tout le cabinet : liens publics uniquement avec mot de passe, valables trente jours au plus, fichiers exécutables bloqués. Vous envoyez ainsi une pièce à la partie adverse ou au client sans WeTransfer et sans que le lien fonctionne encore des mois plus tard. Pour les pièces Confidentiel, le partage hors du cabinet reste impossible.
La chaîne de preuve
Sous Gebeurtenissen (événements) figure chaque action qui a touché la politique : qui a partagé une pièce, qui a été bloqué, quand une conservation a été posée. Les événements sont chaînés par hachage et ancrés chaque jour, donc inaltérables a posteriori. Exportez en CSV ou JSON lorsque le bâtonnier, une autorité disciplinaire ou le tribunal demande comment un dossier a été traité.
Durées de conservation comme politique
Sous Retentiebeleid (politique de rétention), fixez les durées que votre barreau et la loi anti-blanchiment exigent : e-mail sept ans, journal d'audit deux ans, corbeille trente jours. La rétention s'exécute automatiquement et est journalisée ; une pièce sous conservation légale n'est jamais touchée.
Score de conformité pour l'Ordre ou l'assureur
L'onglet Compliance calcule sur des faits où en est le cabinet : classification active, DLP, liens publics maîtrisés, rétention exécutée, chaîne intègre. Le rapport se télécharge en un clic pour l'assureur en responsabilité professionnelle ou un audit de l'Ordre.
FAQQuestions fréquentes
Puis-je encore lire une pièce sous conservation légale ?
Oui. Lecture et téléchargement restent possibles selon l'étiquette ; seules la modification et la suppression sont bloquées, pour tous, administrateurs compris. La levée est délibérée, motivée, et inscrite dans la chaîne de preuve.
Comment partager un dossier volumineux avec un confrère ?
Partagez le dossier avec un lien sécurisé avec mot de passe et expiration, ou donnez au confrère un accès temporaire comme utilisateur externe. Les pièces étiquetées Confidentiel se rééetiquettent d'abord délibérément vers une étiquette partageable, et cela est journalisé.
Cela fonctionne-t-il avec notre logiciel de gestion de dossiers ?
Canvos est l'espace de travail pour documents, mail et agenda ; vous continuez à utiliser votre logiciel de gestion ou de comptabilité. Les fichiers sont accessibles via WebDAV et le client de bureau pour les intégrations.
Et l'e-mail des clients ?
Le mail sur votre propre domaine relève de la même politique de rétention et d'e-mail : clause obligatoire, types de pièces jointes bloqués et conservation de sept ans. Une boîte partagée par affaire est possible ; voir le guide pour les comptables.