Le RGPD exige de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. La législation comptable exige de garder les factures et la correspondance associée pendant sept ans. Ces deux exigences ne s'opposent que si vous ne les fixez jamais. Dans Canvos, vous les définissez une fois comme politique, par organisation, et ensuite cela se fait tout seul : les anciens messages de chat disparaissent, les e-mails restent exactement sept ans, la corbeille se vide d'elle-même. Voici comment. Remarque : le Governance Center s'affiche actuellement en néerlandais ; les légendes ci-dessous traduisent chaque étape.
Pas à pasEn sept étapes
1. Ouvrez le Governance Center 2. Choisissez l'onglet Politique de rétention 3. Définissez les durées pour les fichiers 4. Conservez les e-mails sept ans 5. Réglez le chat, le journal d'audit et les collaborateurs partis 6. Activez l'exécution 7. Vérifiez la confirmation
Ouvrez le Governance Center
Connectez-vous en tant qu'administrateur de votre organisation et cliquez sur Governance dans la barre latérale.
Choisissez l'onglet Politique de rétention
Cliquez sur Retentiebeleid (politique de rétention). En haut, la section Uitvoering (exécution) contient l'interrupteur le plus important de la page : tant qu'il est désactivé, la rétention tourne en mode test et Canvos ne supprime rien. En dessous figurent les durées, en jours. Zéro signifie conserver toujours.
Définissez les durées pour les fichiers
Sous Bestanden (fichiers) figurent Prullenbak legen na (vider la corbeille après, 30 jours) et Bestandsversies bewaren (conserver les versions, 365 jours). Les fichiers supprimés restent récupérables un mois, et un an d'historique de versions reste disponible pour chaque document. Attention : Nextcloud ne connaît ces deux réglages que pour toute l'instance. Canvos les reprend de l'organisation default et les transmet à Nextcloud ; dans une autre organisation, ils sont informatifs, comme la page l'indique.
Conservez les e-mails sept ans
Réglez E-mails bewaren (conserver les e-mails) sur 2555 jours : sept ans, la durée qu'exige l'obligation comptable. Les e-mails plus anciens sont ensuite supprimés par le worker. Pour exclure certaines boîtes, placez-les sous conservation légale dans l'onglet Conservation légale.
Réglez le chat, le journal d'audit et les collaborateurs partis
Réglez Chatberichten bewaren (conserver les messages de chat) sur 365 jours, Auditlog bewaren (conserver le journal d'audit) sur 730 jours et Verwijderde gebruikersdata bewaren (conserver les données des utilisateurs supprimés) sur 90 jours. Le journal reste ainsi disponible deux ans pour les contrôles, les conversations disparaissent après un an, et les données d'un collaborateur parti sont définitivement nettoyées après trois mois.
Activez l'exécution
Remontez et activez Retentie echt uitvoeren (exécuter réellement la rétention). Jusque-là, le worker se contente de compter chaque heure ce qu'il supprimerait ; maintenant il applique les durées, définitivement. Commencez volontiers en mode test : sous Laatste run van de worker (dernière exécution du worker), vous voyez par catégorie ce qu'il supprimerait, pour ajuster les durées avant que quoi que ce soit ne disparaisse.
Vérifiez la confirmation
Canvos sauvegarde la politique automatiquement : en haut à droite apparaît Opgeslagen om (enregistré à) avec un point vert. Le worker applique la politique chaque heure, par organisation, et rend compte de chaque exécution sous Laatste run van de worker.
FAQQuestions fréquentes
Et les e-mails que je dois garder plus longtemps, comme un litige en cours ?
Placez une conservation légale dans l'onglet Conservation légale. Tout ce qui est sous conservation légale est ignoré par la rétention tant que celle-ci dure.
La suppression par le worker est-elle définitive ?
Oui. C'est pourquoi l'exécution est désactivée par défaut et que le mode test montre d'abord ce qui disparaîtrait. N'activez l'exécution que lorsque les comptes correspondent à vos attentes.
La politique s'applique-t-elle par organisation ou à toute la plateforme ?
E-mail, chat, journal d'audit et données utilisateurs : par organisation. Corbeille et versions de fichiers : pour toute l'instance Nextcloud, car Nextcloud ne connaît ces réglages qu'ainsi.
À quelle fréquence tourne le worker ?
Chaque heure. La dernière exécution figure en bas de l'onglet, avec le nombre d'éléments traités par catégorie.