De GDPR vraagt dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. De boekhoudwetgeving vraagt dat u facturen en de bijbehorende correspondentie zeven jaar bijhoudt. Die twee eisen botsen alleen als u ze niet vastlegt. In Canvos stelt u ze één keer in als beleid, per organisatie, en daarna gebeurt het vanzelf: oude chatberichten verdwijnen, e-mail blijft precies zeven jaar, de prullenbak ruimt zichzelf op. Zo stelt u dat in.
Stap voor stapIn zeven stappen ingesteld
1. Open het Governance Center 2. Kies het tabblad Retentiebeleid 3. Stel de termijnen voor bestanden in 4. Bewaar e-mail zeven jaar 5. Stel chat, auditlog en vertrokken medewerkers in 6. Zet de uitvoering aan 7. Controleer de bevestiging
Open het Governance Center
Log in als beheerder van uw organisatie en klik in de zijbalk op Governance.
Kies het tabblad Retentiebeleid
Klik op Retentiebeleid. Bovenaan ziet u de sectie Uitvoering, met de belangrijkste schakelaar van deze pagina: zolang die uitstaat, draait retentie in proefstand en wist Canvos niets. Daaronder staan de termijnen, in dagen. Nul betekent altijd bewaren.
Stel de termijnen voor bestanden in
Onder Bestanden staan Prullenbak legen na (30 dagen) en Bestandsversies bewaren (365 dagen). Verwijderde bestanden zijn dan nog een maand terug te halen, en van elk document blijft een jaar aan versiegeschiedenis beschikbaar. Let op: deze twee instellingen kent Nextcloud alleen voor de hele instantie. Canvos neemt ze over uit de organisatie default en zet ze door naar Nextcloud; in een andere organisatie zijn ze ter informatie, zoals de pagina ook meldt.
Bewaar e-mail zeven jaar
Zet E-mails bewaren op 2555 dagen: zeven jaar, de termijn die de boekhoudkundige bewaarplicht vraagt. Oudere e-mail wordt daarna door de worker verwijderd. Wilt u bepaalde mailboxen uitsluiten, dan regelt u dat via een bewaarplicht in het tabblad Bewaarplicht.
Stel chat, auditlog en vertrokken medewerkers in
Zet Chatberichten bewaren op 365 dagen, Auditlog bewaren op 730 dagen en Verwijderde gebruikersdata bewaren op 90 dagen. Zo blijft het logboek twee jaar beschikbaar voor controles, verdwijnen chatgesprekken na een jaar, en wordt de data van een medewerker die vertrokken is na drie maanden definitief opgeruimd.
Zet de uitvoering aan
Scrol terug naar boven en zet Retentie echt uitvoeren aan. Tot dan telt de worker elk uur alleen wat hij zou wissen; nu voert hij de termijnen uit, definitief. Begin gerust in proefstand: onder Laatste run van de worker ziet u per categorie wat hij zou verwijderen, zodat u de termijnen kunt bijstellen vóór er iets weggaat.
Controleer de bevestiging
Canvos bewaart het beleid automatisch: rechtsboven verschijnt Opgeslagen om met een groen bolletje. De worker past het beleid elk uur toe, per organisatie, en rapporteert elke run onder Laatste run van de worker.
FAQVeelgestelde vragen
Wat gebeurt er met mails die ik langer moet bewaren, zoals een lopend geschil?
Leg een bewaarplicht op in het tabblad Bewaarplicht. Alles wat onder een bewaarplicht valt, wordt door de retentie overgeslagen zolang de bewaarplicht loopt.
Is verwijderen door de worker definitief?
Ja. Daarom staat de uitvoering standaard uit en toont de proefstand eerst wat er zou verdwijnen. Zet de uitvoering pas aan als de tellingen kloppen met wat u verwacht.
Geldt het beleid per organisatie of voor het hele platform?
E-mail, chat, auditlog en gebruikersdata: per organisatie. De prullenbak en bestandsversies: voor de hele Nextcloud-instantie, omdat Nextcloud die instellingen alleen zo kent.
Hoe vaak draait de worker?
Elk uur. De laatste run staat onderaan het tabblad, met per categorie het aantal verwerkte items.